投資0円!【生産性向上】を企業が考える前に知るべき3つの課題と対策

ビジネス部
モリマツ
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日本企業はなぜ生産性が悪いのかいつも考えています。

先日下記のツイートをしました。

1000人社員がいて1人が悪事を働くと、他の999人が同じ悪事を働かないように999人に新しい仕事が増える。この繰り返しのエンドレスが今の会社。だから大企業は速度が遅い。

多くの方からRTを頂きました。

生産性向上を多くの企業が昨今検討していますが、お金をかけてツールを導入し改善を図ろうとしています。

僕は仕事上今まで1,000社以上の企業を見てきています。

その中で感じることはお金をかける前に知っておくべきことがあります。

  • 日本の企業はなぜ生産性が低いのか?
  • その課題はなにか?
  • 生産性を高める方法は?

結論から言うとお金をかけなくても生産性向上を図ることはできます。

これから紹介する3つの事例を共に課題をご説明します。

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日本企業はなぜ生産性が低いのか?

そもそも日本企業はなぜ生産性が低いのか。

ZOZOの役員をされ2019年12月に退社される田端信太郎さんのツイートに答えがあります。

日本企業では、ダメ社員をクビに出来ず、不信ベースで、社内フローを組むから仕事のための仕事が増えて、生産性が悪い。USなんかは、ダメな社員はクビにできるから、今いる社員のモラルを信じれるので性善説で社内フロー組めるから生産性が上がる。

いつもグサリとビジネスマンの心に響くツイートを出される田端さん。

大好きなビジネスマンの1人です。2019年12月にこれからの会社員の教科書を出版され1週間で3万部突破しています。

ちなみに今回ご紹介する3つの課題は「社員をクビにしろ!」という話ではないです。

企業には様々な仕事のルールが存在するという話です。

ビジネスをする上で法令遵守しモラルを外れないようにするためのルール。

このルールは重要だと僕も思います。

しかしそれ以外にも企業ごとの独自なルールが存在します。

3つの例と課題をこれから紹介します。

1つ目 古い慣習の仕事に疑問を抱かない

例えばよくある社内の申請書類のケース。

○○を申請するために下記情報を明記することがあります。

  • 名前
  • 部署
  • 日付
  • 申請内容
  • 捺印

当たり前な申請テンプレートに見えますが、その時点で大きな間違えがあります。

必要な明記情報は

  • 申請内容
  • 捺印(電子)

の2つで問題ないです。

なぜなら名前も部署も日付も捺印情報に属性が付与されているため不要だからです。

更に説明すると捺印自体も不要ですね。申請内容を誰かに送ること自体が捺印行為と見なせば良いからです。

極論は「申請内容」のみで良いんです。他の明記する内容や作業は無駄ですよね。

なぜ無駄なことを日本人は続けるのでしょうか?

それは古い慣習に疑問を頂かず現状通りの仕事を行うという課題があります。

2つ目 リスク対策のためルールが年々増加

ダウンタウン松本人志のすべらない話のエピソードで千原ジュニアさんのこんな話を聞いたことがあります。

ある日芸人仲間で旅行に行くことになった。観光の大型バスに乗り目的地まで行く道中が楽しみでしょうがなかった。しかしバスガイドさんはいつまでたってもバスに乗っている時の注意点をずっと話続けていた。「車の揺れでペットボトルの中身が溢れないように必ずボトル入れに置くように注意してください。」などなど当たり前の注意喚起を行っていた。そんな話を聞かされている内にいつの間にか観光名所を通りすぎていた。

簡単に内容をまとめました。(少し実際の内容と異なる部分はご了承ください)

このエピソードから推察するにこんなことがあったのだろう。

  • 過去に何かしらのトラブルが発生
  • 注意喚起または伝えることを義務化
  • 上記の繰り返しでルールが肥大化

全然楽しくないですよね、そんな観光バス。

つまりリスク対策するために業務が年々増加している課題があります。

コンプライアンス重視の昨今、更に増えていくことが予測されます。

3つ目 性悪説に基づいたルール作り

こちらのツイートをまずはご覧ください。

日本では「証書」となる書類を用意し申請を上げるケースが一般的です。

そのため「証書の貼付け」「申請書作成」「申請書を複数人が承認」「申請書の保管」の業務が追加発生しています。

性善説に基づいたルールにすれば上記業務の多くが不要となります。

しかし性悪説の場合はリスク発生を想定し「誰が承認したかわかる仕組みか?」「偽造ができない仕組みか?」「ルールに抜け道は無いのか?」を突き詰めて業務設計を行う。

つまり性悪説のため結果的に複雑なルールが発生してしまっている。

課題は何か?

まとめると以下の3点となる。

  • 古い慣習に疑問を頂かず現状通りの仕事を行う
  • リスク対策するために業務が年々増加
  • 性悪説のため結果的に複雑なルールが発生

これでは年々業務が増えていき「私たちは何のために仕事をしているんだろう。」と付加価値に繋がらない仕事ばかりが溢れてしまいます。

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生産性を高める方法は?

生産性を高める方法の1つの案として下記の流れを勧めます。

  • 性善説に基づいた社員を信頼する業務設計
  • リスク対策ではなくリスクを回避するための社員教育及びお客様セグメント
  • 業務を常に見直し付加価値を生まない仕事を撲滅

これからの時代は全てのお客様を取り込むのではなく企業もお客様を選択していく時代に変化していきます。

クレーマーを全員出禁にしたら集客が3倍以上に賞讃のコメント集まるの記事や、「悟空のきもち」の常連客の予約ループによる優良なお客様を大事にし売上拡大する事例が増えてきています。

そして社員を信頼していない企業に人が集まるのだろうか?

もっと社員を信頼した業務設計を行うことにより業務の無駄を省き、人が集まる魅力ある企業に繋がっていく。

今ご紹介した方法は何か設備投資を新しくする話ではなく、今日から社内でできることです。

まとめ

最後まで読んで頂きありがとうございます。

今回ご紹介したお金をかけずに生産性を向上する方法を改めて。

  • 性善説に基づいた社員を信頼する業務設計
  • リスク対策ではなくリスクを回避するための社員教育及びお客様セグメント
  • 業務を常に見直し付加価値を生まない仕事を撲滅

ちなみに性善説に基づいた仕事の仕方をしている会社としてサイボウズ社があります。

社員の目標や働き方は社員自ら決めており、100人100通りの仕事の仕方を推奨しています。

更に会議はラジオ放送の形で社内発信したり、メールはチームで共有し属人化にならない仕組みなど常に時代を先を行く業務の見直しを行っている企業となります。

企業向けにサイボウズ式ブックスを発行しており最軽量のマネジメントの本を発行しており非常におすすめです。

お金をかけなくてもまだまだ生産性向上の方法はあります。

よりよい企業作りにむけて取り組んでいきましょう。

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子ども•地域を愛する地方の会社員。ポケふた、盛岡観光、そしてビジネス?を発信する地方向け観光サイトです。旅行中の隙間時間に読み物としてコンテンツを用意しています。旅先のホテルでも楽しめるようにnoteでマガジンを配信しています。こちら

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